Stundensatz berechnen als Freelancer: Die Formel, die wirklich stimmt
Wunscheinkommen geteilt durch 2.000 Stunden – so rechnen viele, und so entstehen zu niedrige Preise. Hier ist die vollständige Formel mit Beispiel.
- Nicht das Wunscheinkommen bestimmt den Stundensatz, sondern die Zahl der Stunden, die du wirklich abrechnen kannst.
- Von rund 2.000 Arbeitsstunden im Jahr bleiben nach Urlaub, Krankheit, Feiertagen und Verwaltung meist 900 bis 1.200 fakturierbare Stunden.
- Kosten, Sozialabsicherung und ein Risikopuffer gehören in die Formel – sonst zahlst du sie aus deinem Einkommen.
- Ein Tagessatz ist derselbe Stundensatz mal acht, nicht ein Rabatt.
„Ich möchte 60.000 € im Jahr verdienen, das sind bei 2.000 Stunden 30 € pro Stunde.“ Diese Rechnung hört man oft – und sie ist der Grund, warum viele Selbstständige nach einem Jahr feststellen, dass sie trotz voller Auftragsbücher weniger verdienen als früher im Angestelltenverhältnis. Die Formel ist nicht falsch, sie ist unvollständig. Hier ist die vollständige Version.
Die vollständige Stundensatz-Formel
Der Stundensatz ergibt sich aus zwei Größen: dem Geld, das du im Jahr einnehmen musst, und den Stunden, die du dafür tatsächlich abrechnen kannst.
Stundensatz = (Wunscheinkommen + Sozialabsicherung + Betriebskosten) × (1 + Puffer) ÷ fakturierbare Stunden
Jede dieser Größen hat es in sich. Gehen wir sie einzeln durch.
Teil 1: Was du im Jahr einnehmen musst
Wunscheinkommen
Das ist der Betrag, der dem Bruttogehalt eines Angestellten entspricht – also vor Einkommensteuer, aber als das, was am Ende für dich gedacht ist. Orientiere dich an dem, was du in einer vergleichbaren Anstellung verdienen würdest, nicht an dem, was du „gerade so“ brauchst.
Sozialabsicherung
Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, gegebenenfalls Berufsunfähigkeit: Als Angestellter zahlt der Arbeitgeber rund die Hälfte, als Selbstständiger zahlst du alles. Bei 800 € im Monat sind das 9.600 € im Jahr, die in der einfachen Rechnung fehlen.
Betriebskosten
Büro oder Coworking, Software und Abos, Hardware, Weiterbildung, Steuerberater, Haftpflicht, Marketing, Fahrtkosten. Wer die Kontoauszüge eines Jahres durchgeht, landet selten unter 6.000 € – bei vielen deutlich darüber.
Puffer
Ein Kunde springt ab, ein Rechner geht kaputt, du bist drei Wochen krank. Ein Puffer von 10 bis 20 % auf die Gesamtsumme ist kein Luxus, sondern der Ersatz für das, was Angestellte Kündigungsschutz und Lohnfortzahlung nennen.
Teil 2: Die Stunden, die du wirklich abrechnen kannst
Hier steckt der eigentliche Fehler der einfachen Rechnung. Ein Jahr hat rund 250 Werktage. Davon gehen ab:
- Urlaub: 25 bis 30 Tage, wenn du dich wie ein Mensch behandeln willst.
- Krankheit: im Schnitt 8 bis 12 Tage.
- Feiertage: je nach Bundesland 8 bis 13 Tage, die auf Werktage fallen.
- Weiterbildung, Messen, Netzwerken: 5 bis 10 Tage.
Übrig bleiben etwa 200 Arbeitstage. Und an diesen Tagen arbeitest du nicht acht Stunden für Kunden. Angebote schreiben, Rechnungen stellen, Buchhaltung, Akquise, E-Mails, Weiterbildung: Bei den meisten Selbstständigen sind 55 bis 70 % der Arbeitszeit fakturierbar. Der Rest ist notwendig, aber unbezahlt.
200 Tage × 8 Stunden × 65 % = 1.040 fakturierbare Stunden. Nicht 2.000.
Die Beispielrechnung (fiktive Zahlen)
| Position | Betrag |
|---|---|
| Wunscheinkommen | 60.000 € |
| Sozialabsicherung (800 € × 12) | 9.600 € |
| Betriebskosten | 9.000 € |
| Zwischensumme | 78.600 € |
| Puffer 15 % | 11.790 € |
| Nötiger Jahresumsatz (netto) | 90.390 € |
| Fakturierbare Stunden | 1.040 |
| Stundensatz (netto) | rund 87 € |
Aus den 30 € der einfachen Rechnung werden 87 €. Kein Aufschlag aus Gier, sondern schlicht die Kosten und die Zeit, die vorher unsichtbar waren. Mit Umsatzsteuer stehen auf der Rechnung rund 103 € pro Stunde.
Tagessatz, Projektpreis und Mindestpreis
Der Tagessatz ist der Stundensatz mal acht: hier rund 700 €. Ein Tagessatz ist kein Anlass für einen Rabatt – der Kunde bekommt acht Stunden, nicht eine Pauschale.
Für Projektpreise schätzt du die Stunden, multiplizierst mit dem Satz und legst einen Risikopuffer von 10 bis 25 % dazu, weil Projekte fast immer länger dauern als geplant. Der Vorteil: Der Kunde sieht einen Preis für ein Ergebnis, nicht für Stunden.
Der Mindestpreis ist der Satz, bei dem du gerade deine Kosten und dein Wunscheinkommen deckst, ohne Puffer. Unter diesem Satz kostet dich jeder Auftrag Geld, egal wie interessant er ist.
Was, wenn der Markt das nicht zahlt?
Dann hast du drei Stellschrauben, und Hoffnung ist keine davon:
- Auslastung erhöhen: Weniger Verwaltung, mehr Abrechenbares. Oft der stärkste Hebel.
- Kosten senken: Abos prüfen, Büro teilen. Meist der schwächste Hebel.
- Positionierung schärfen: Spezialisten können höhere Sätze durchsetzen als Generalisten.
Wenn keine der drei greift, ist das eine wichtige Information über das Geschäftsmodell – besser jetzt als nach zwei Jahren.
Fazit
Die richtige Stundensatz-Formel hat drei Teile: alles, was du einnehmen musst, mal Puffer, geteilt durch die Stunden, die du wirklich abrechnen kannst. Der größte Fehler ist fast immer der Nenner. Rechne es einmal mit deinen echten Zahlen durch – der kostenlose Stundensatz-Rechner macht das in 30 Sekunden, inklusive Feiertagen nach Bundesland. Wer weitergehen will, findet unter Preiskalkulation ein Tool mit Szenarien, Zielmarge und Angebotskalkulation. Und wie Stundensatz und Kontostand zusammenhängen, liest du in der Liquiditätsplanung für Selbstständige.
Häufige Fragen
Ist ein Stundensatz von 50 € für Freelancer zu wenig?
Muss ich die Umsatzsteuer auf den Stundensatz aufschlagen?
Wie oft sollte ich meinen Stundensatz prüfen?
Hinweis: THA·ONE ist eine Planungshilfe und keine Steuerberatung (StBerG). Für deine individuelle Situation sprich mit deinem Steuerberater.
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