Cashflow berechnen für Selbstständige: Formel und Beispiel

Auf dem Papier läuft es: Die Aufträge kommen rein, die Auswertung vom Steuerbüro zeigt einen Gewinn, die Rechnungen sind geschrieben. Und trotzdem ist das Konto am Monatsende erstaunlich leer. Wenn dir das bekannt vorkommt, fehlt dir vermutlich eine Zahl, die in keiner Gewinnermittlung steht: dein Cashflow.

Der Cashflow zeigt, wie viel Geld in einem Zeitraum tatsächlich auf dein Konto geflossen ist – und wie viel wieder abgeflossen ist. Nicht, was du verdient hast, sondern was du hast. Hier bekommst du die Formel für den operativen Cashflow, ein durchgerechnetes Beispiel und eine klare Abgrenzung zum Gewinn.

Was der Cashflow misst

Zahlungen statt Buchungen

Der Cashflow (wörtlich: Geldfluss) betrachtet ausschließlich Zahlungen. Eine Rechnung, die du im März stellst, ist für den Cashflow erst dann relevant, wenn das Geld im April auf dem Konto landet. Eine Abschreibung, die deinen Gewinn senkt, taucht im Cashflow gar nicht auf, weil dabei kein Geld fließt.

Genau das macht die Zahl so nützlich: Sie passt zu deinem Kontostand. Ist der Cashflow positiv, wächst dein Guthaben. Ist er negativ, schrumpft es.

Drei Arten von Cashflow

Klassisch wird der Cashflow in drei Bereiche aufgeteilt:

• Operativer Cashflow: Geld aus dem laufenden Geschäft. Kundenzahlungen rein, laufende Kosten raus.
• Investitions-Cashflow: Geld für Anschaffungen wie Laptop, Kamera oder Büroausstattung – und Erlöse, wenn du so etwas verkaufst.
• Finanzierungs-Cashflow: Kredite, Tilgungen, Privateinlagen und Privatentnahmen.

Bist du allein selbstständig oder führst du ein kleines Unternehmen, ist der operative Cashflow die wichtigste der drei Zahlen. Er beantwortet die Frage: Trägt sich mein Geschäft aus eigener Kraft?

Die Formel für den operativen Cashflow

Die direkte Methode

Für Selbstständige ist die direkte Methode am praktischsten, weil sie sich aus dem Kontoauszug ablesen lässt:

Operativer Cashflow = Einzahlungen aus dem laufenden Geschäft − Auszahlungen für das laufende Geschäft

Einzahlungen sind alle Kundenzahlungen, die im betrachteten Zeitraum eingegangen sind. Auszahlungen sind alle laufenden Betriebsausgaben, die du in diesem Zeitraum tatsächlich bezahlt hast: Miete, Software, Versicherungen, Fremdleistungen (z. B. beauftragte Freelancer), Reisekosten, Telefon und so weiter.

Nicht in den operativen Cashflow gehören Anschaffungen, Kredite und deine Privatentnahmen. Die kommen in den anderen beiden Bereichen unter – und sie sind der Grund, warum ein positiver operativer Cashflow trotzdem in einem sinkenden Kontostand enden kann. Dazu gleich mehr.

Die indirekte Methode

Die indirekte Methode startet beim Gewinn und korrigiert ihn um alles, was kein Geld ist: Abschreibungen werden wieder hinzugerechnet, offene Forderungen abgezogen, noch nicht bezahlte Rechnungen hinzugerechnet. Sie ist in Jahresabschlüssen bilanzierender Unternehmen üblich, für deine monatliche Steuerung aber umständlich. Bleib bei der direkten Methode – dein Kontoauszug ist die beste Datenquelle, die du hast.

Praxisbeispiel: Gewinn und Cashflow im selben Monat

Das folgende Beispiel ist frei erfunden. Es zeigt den April einer selbstständigen Beraterin, die mit Zahlungsziel arbeitet. Die Spalte „Gewinnrechnung“ zeigt eine betriebswirtschaftliche Betrachtung nach Rechnungsstellung, wie sie bei Bilanzierung üblich ist. Alle Beträge sind netto, die Umsatzsteuer ist der Übersicht halber ausgeklammert.

Was die Tabelle zeigt

Der Gewinn im April beträgt 5.500 €. Der operative Cashflow liegt bei 2.800 € und ist damit positiv – das Geschäft trägt sich. Trotzdem hat die Beraterin am Monatsende 4.000 € weniger auf dem Konto als am Monatsanfang. Vier Dinge sorgen für die Lücke:

1. Zahlungsziel: Sie hat für 8.000 € Rechnungen gestellt, aber nur 5.200 € erhalten. Der Rest steckt in offenen Forderungen und kommt erst in den nächsten Wochen.
2. Laptop: Der Kauf kostet sofort 2.000 €. In der Gewinnrechnung erscheint hier nur eine beispielhaft angenommene anteilige Abschreibung von 100 € – wie ein Gerät tatsächlich abgeschrieben wird, klärst du mit deinem Steuerbüro.
3. Steuervorauszahlung: Die 1.800 € sind eine reine Annahme für das Beispiel. Die Einkommensteuer mindert den betrieblichen Gewinn nicht, das Geld ist im April aber trotzdem weg.
4. Privatentnahme: 3.000 € für Wohnung, Lebensmittel und Krankenversicherung. Das ist kein betrieblicher Aufwand, aber echtes Geld, das den Betrieb verlässt.

Keiner dieser vier Punkte ist ein Fehler. Sie sind normal, und die Steuerbeträge sind reine Annahmen. Ermittelst du deinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung, arbeitest du bei laufenden Einnahmen und Ausgaben ohnehin nach Zufluss und Abfluss. Punkt 1 fällt dann weg, und der Unterschied zum Cashflow entsteht vor allem durch Abschreibungen, Anschaffungen, Steuerzahlungen und Privatentnahmen. Sichtbar werden sie nur, wenn du den Cashflow berechnest und nicht nur den Gewinn. Wie tief der Unterschied zwischen beiden Größen geht, liest du im Artikel Gewinn da, aber kein Geld?.

Cashflow berechnen für Selbstständige: Schritt für Schritt

1. Zeitraum festlegen

Für Selbstständige ist der Monat die richtige Einheit. Ein Quartal verwischt zu viel, eine Woche ist zu kleinteilig. Notiere den Kontostand am Monatsanfang.

2. Kontoauszug in Kategorien sortieren

Geh jede Buchung durch und ordne sie einer von vier Gruppen zu: Einzahlung aus dem Geschäft, laufende Betriebsausgabe, Investition oder Finanzierung (inklusive Privatentnahme und Einkommensteuer-Vorauszahlungen). Umsatzsteuer-Zahlungen an das Finanzamt zählen zu den laufenden Auszahlungen. Dass die Einkommensteuer hier als privater Abfluss läuft, ist eine Vereinfachung für deine Planung – beim Einzelunternehmen ist sie im Grunde eine Privatentnahme. Nutzt du mehrere Konten, nimm alle zusammen.

Bei der Umsatzsteuer lohnt ein eigener Blick: Das Geld liegt zwar auf deinem Konto, gehört aber nicht dir. Am saubersten ist es, vereinnahmte Umsatzsteuer gedanklich oder auf einem Unterkonto abzutrennen. THA·ONE ist eine Planungshilfe und keine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) – welche Steuerzahlungen in welcher Höhe und wann auf dich zukommen, klärst du mit deinem Steuerbüro.

3. Rechnen und gegenprüfen

Einzahlungen minus laufende Auszahlungen ergibt den operativen Cashflow. Verrechnest du damit noch Investitionen und Finanzierung (Zuflüsse plus, Abflüsse minus), erhältst du die Veränderung deines Kontostands. Die Probe ist einfach: Anfangsbestand plus Veränderung muss den Endbestand laut Kontoauszug ergeben. Stimmt das nicht, fehlt eine Buchung.

Willst du dir erst einen groben Eindruck verschaffen, kannst du mit dem kostenlosen Liquiditäts-Schnellcheck starten.

4. Nach vorn rechnen

Der Cashflow der letzten Monate ist Vergangenheit. Interessant wird er, wenn du ihn für die kommenden Monate schätzt: Welche Rechnungen werden wann bezahlt, welche Kosten stehen an, wann kommen Steuervorauszahlungen und Jahresbeiträge? Daraus entsteht ein Liquiditätsplan – eine Vorlage findest du unter Liquiditätsplan erstellen. Wenn du dabei Saisonschwankungen und verschiedene Szenarien abbilden willst, nimmt dir ein Werkzeug wie das Liquiditätstool von THA·ONE die Rechenarbeit ab.

Typische Fehler beim Cashflow berechnen

Umsatz mit Einzahlung verwechseln

Eine gestellte Rechnung ist ein Versprechen, keine Zahlung. Rechnest du im Kopf mit dem Rechnungsbetrag, überschätzt du deinen Cashflow regelmäßig – gerade bei Kunden mit langen Zahlungszielen.

Unregelmäßige Zahlungen vergessen

Die Jahresrechnung der Berufshaftpflicht, Steuervorauszahlungen, das neue Notebook: Solche Posten fallen selten an, sind aber groß. In einer reinen Monatsbetrachtung tauchen sie in elf Monaten nicht auf und reißen im zwölften ein Loch. Verteile sie gedanklich auf alle Monate oder lege sie als Rücklage zurück.

Die Privatentnahme unterschlagen

Viele Selbstständige berechnen den Cashflow ihres Betriebs und wundern sich dann, dass privat trotzdem nichts übrig bleibt. Die Privatentnahme gehört in die Rechnung – am besten als fester monatlicher Betrag, den du wie ein Gehalt behandelst.

Nur zurückschauen

Ein negativer Cashflow im vergangenen Monat ist eine Information, keine Katastrophe. Kritisch wird es erst, wenn er sich über mehrere Monate fortsetzt und keine Rücklage ihn abfängt. Deshalb ist der Blick nach vorn wichtiger als der zurück.

Fazit

Der operative Cashflow ist die Zahl, die am nächsten an deinem Kontostand liegt: Einzahlungen minus laufende Auszahlungen, abgelesen vom Kontoauszug. Er zeigt, ob sich dein Betrieb aus eigener Kraft trägt – unabhängig davon, was die Gewinnermittlung sagt.

Der Gewinn bleibt wichtig, für die Steuer und für die Frage, ob dein Geschäftsmodell funktioniert. Aber ob du nächsten Monat die Miete zahlen kannst, entscheidet der Cashflow. Rechne ihn einmal im Monat aus, nimm Investitionen, Steuern und Privatentnahme mit hinein und schätze ihn für die kommenden Monate. Dann ist das leere Konto keine Überraschung mehr, sondern eine Zahl, die du vorher gesehen hast.