Stundensatz-Formel für Selbstständige: alle Kosten einrechnen
Die Formel für deinen Stundensatz ist einfach – entscheidend ist, was du oben einsetzt. So rechnest du Kosten, Unternehmerlohn, Vorsorge und Steuern sauber ein.
- Die Formel lautet: jährlicher Gesamtbedarf geteilt durch fakturierbare Stunden pro Jahr – alles andere sind Details in diesen beiden Größen.
- In den Gesamtbedarf gehören Betriebskosten, Unternehmerlohn, Vorsorge, Steuern und ein Puffer von 5 bis 15 %.
- Steuern werden nicht addiert, sondern hochgerechnet: Nettobedarf geteilt durch (1 minus Steuersatz).
- Fakturierbare Stunden liegen deutlich unter den gearbeiteten Stunden – konservativ schätzen schützt vor zu niedrigen Sätzen.
- Rechne den Stundensatz mindestens einmal jährlich neu und prüfe ihn per Nachkalkulation an echten Projekten.
Du hast einen Stundensatz. Aber weißt du auch, wie er zustande gekommen ist? Bei vielen Selbstständigen ist er irgendwann entstanden: aus dem, was der erste Kunde akzeptiert hat, aus einem Blick in ein Forum oder aus dem Gefühl, „so viel kann man verlangen“.
Das Problem daran zeigt sich meist erst nach ein bis zwei Jahren – wenn die erste Steuernachzahlung kommt, wenn Urlaub plötzlich Geld kostet oder wenn nach einem vollen Monat trotzdem nichts übrig bleibt.
Die gute Nachricht: Die Formel für einen tragfähigen Stundensatz ist nicht kompliziert. Die Arbeit steckt darin, sauber zu sammeln, was oben hineingehört.
Die Formel in einem Satz
Stundensatz = jährlicher Gesamtbedarf ÷ fakturierbare Stunden pro Jahr
Mehr ist es nicht. Alles andere sind Details in den beiden Größen.
Der jährliche Gesamtbedarf ist der Betrag, den dein Unternehmen in einem Jahr netto erwirtschaften muss, damit alles gedeckt ist: Betriebskosten, dein Lebensunterhalt, Vorsorge, Steuern und ein Puffer.
Die fakturierbaren Stunden sind die Stunden, die du tatsächlich in Rechnung stellen kannst – nicht die Stunden, die du arbeitest.
Der häufigste Fehler steckt in beiden Größen gleichzeitig: Der Bedarf wird zu niedrig geschätzt, die abrechenbaren Stunden zu hoch. Beides zusammen wirkt in dieselbe Richtung – in Beispielrechnungen liegt der so ermittelte Satz deutlich unter dem Wert, der tatsächlich nötig wäre. Weiter unten siehst du an konkreten Zahlen, wie groß der Abstand werden kann.
Der Denkfehler „Gehalt geteilt durch 160“
Viele starten so: „Ich hätte gern 4.000 € im Monat, also 4.000 ÷ 160 Stunden = 25 € pro Stunde.“
Diese Rechnung ignoriert vier Dinge: Du zahlst deine Kranken- und Rentenversicherung allein. Du zahlst Einkommensteuer auf den Gewinn. Du hast Betriebskosten. Und du kannst nicht 160 Stunden im Monat abrechnen, weil Angebote, Buchhaltung, Akquise und Weiterbildung ebenfalls Zeit brauchen.
Schritt 1: Den jährlichen Gesamtbedarf aufbauen
Rechne von unten nach oben – vom Privaten zum Umsatz.
Baustein 1: Betriebskosten
Alles, was dein Unternehmen im Jahr kostet, unabhängig davon, ob du gerade einen Auftrag hast:
- Büro, Arbeitszimmer, Miete oder anteilige Kosten
- Software, Lizenzen, Hosting, Telefon, Internet
- Versicherungen (Betriebshaftpflicht, Rechtsschutz)
- Steuerberatung, Bankgebühren, Beiträge
- Fortbildung, Fachliteratur
- Hardware und Abschreibungen
- Marketing, Website, Fahrtkosten
Nimm die Zahlen aus deiner letzten BWA oder EÜR und rechne sie aufs Jahr hoch. Schätze lieber etwas großzügiger.
Baustein 2: Unternehmerlohn
Das ist der Betrag, den du monatlich privat brauchst: Miete, Essen, Versicherungen, Mobilität, Freizeit, Rücklagen für Anschaffungen. Nicht das Minimum, sondern der Betrag, mit dem du dauerhaft leben kannst.
Wie du diesen Wert methodisch herleitest, steht ausführlich im Beitrag Unternehmerlohn berechnen.
Baustein 3: Vorsorge
Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, gegebenenfalls Berufsunfähigkeit. Als Selbstständige:r trägst du diese Beiträge vollständig selbst. Sie gehören in die Kalkulation, nicht in die Kategorie „mache ich später“.
Baustein 4: Steuern
Einkommensteuer (und je nach Rechtsform weitere Steuern) fällt auf den Gewinn an, nicht auf den Umsatz. Für die Kalkulation arbeitest du mit einem Rücklagensatz – häufig werden 25 bis 35 % angesetzt. Der genaue Wert hängt von deiner persönlichen Situation ab.
Wichtig: Steuern rechnest du nicht einfach oben drauf, sondern du rechnest den Bedarf hoch. Wenn du 50.000 € netto brauchst und 30 % Steuern ansetzt, brauchst du 50.000 ÷ 0,7 = 71.429 € Gewinn vor Steuern.
Die Umsatzsteuer bleibt in dieser Rechnung außen vor. Sie ist ein durchlaufender Posten und gehört dir nie – mehr dazu in der Umsatzsteuer-Rücklage. Dein Stundensatz ist immer ein Nettosatz.
Baustein 5: Gewinn- und Risikopuffer
Ein Unternehmen, das exakt bei null herauskommt, ist nicht stabil. Rechne 5 bis 15 % auf, für Investitionen, Ausfälle, schlechte Monate und Rücklagen.
Schritt 2: Fakturierbare Stunden realistisch schätzen
Hier entscheidet sich, ob dein Stundensatz trägt.
Rechne so:
- 52 Wochen minus Urlaub minus geschätzte Krankheits- und Fortbildungstage
- mal deine Wochenarbeitszeit → Arbeitsstunden pro Jahr
- mal deine realistische Auslastungsquote → fakturierbare Stunden
Die Auslastungsquote liegt bei den meisten Soloselbstständigen deutlich unter 100 %. Angebote schreiben, Rechnungen stellen, Buchhaltung, Akquise, Netzwerken, Website, Erstgespräche – all das ist Arbeit, aber keine bezahlte Stunde. Wie du zu einer belastbaren Zahl kommst, zeigt der Beitrag zu fakturierbaren Stunden pro Jahr.
Wenn du unsicher bist: Rechne konservativ. Ein zu hoch angesetzter Auslastungsgrad ist der häufigste Grund für Stundensätze, die im Alltag nicht reichen.
Praxisbeispiel (Beispielzahlen)
Eine selbstständige Beraterin, Einzelunternehmen, arbeitet 40 Stunden pro Woche.
Bedarf privat:
| Position | Pro Monat | Pro Jahr |
|---|---|---|
| Lebenshaltung (Unternehmerlohn) | 3.500 € | 42.000 € |
| Kranken- und Pflegeversicherung | 550 € | 6.600 € |
| Altersvorsorge | 350 € | 4.200 € |
| Summe netto | 4.400 € | 52.800 € |
Hochrechnung auf den Gewinn vor Steuern bei 30 % Steuerrücklage: 52.800 € ÷ 0,7 = 75.429 €
Der Einfachheit halber wird hier der gesamte Nettobedarf hochgerechnet; steuerliche Abzugsfähigkeiten – etwa bei Vorsorgeaufwendungen – bleiben im Beispiel außen vor. Auch die Betriebskosten werden im Beispiel erst nach der Hochrechnung addiert. Das macht die Rechnung leichter nachvollziehbar und tendenziell vorsichtig.
Plus Betriebskosten:
- Software, Hosting, Telefon: 2.400 €
- Versicherungen: 900 €
- Steuerberatung: 1.800 €
- Fortbildung und Fachliteratur: 1.500 €
- Arbeitsplatz, Hardware, Sonstiges: 3.000 €
- Summe: 9.600 €
75.429 € + 9.600 € = 85.029 €
Plus 5 % Puffer: 85.029 € × 1,05 = rund 89.300 € jährlicher Gesamtbedarf.
Fakturierbare Stunden:
- 52 Wochen − 6 Wochen Urlaub − 1 Woche Krankheit/Fortbildung = 45 Arbeitswochen
- 45 × 40 Stunden = 1.800 Arbeitsstunden
- Auslastung 55 % → 990 fakturierbare Stunden
Stundensatz: 89.300 € ÷ 990 h = 90,20 € → gerundet 90 € netto pro Stunde.
Zum Vergleich: Die naive Rechnung „4.400 € ÷ 160 Stunden“ hätte 27,50 € ergeben. Der Unterschied ist nicht Gier, sondern Realität.
Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel und keine Empfehlung. Wie hoch dein Steuersatz tatsächlich ausfällt, klärst du mit deiner Steuerberatung – THA·ONE ist eine Planungshilfe und keine Steuerberatung im Sinne des StBerG.
Häufige Fehler in der Formel
Urlaub und Krankheit fehlen
Wer mit 52 Wochen rechnet, kalkuliert einen Stundensatz für ein Jahr ohne Pausen. Den gibt es nicht.
Steuern werden addiert statt hochgerechnet
30 % auf 52.800 € sind 15.840 €. Die korrekte Hochrechnung ergibt aber 22.629 € Steueranteil. Der Unterschied liegt bei fast 7.000 € pro Jahr.
Unbezahlte Arbeit wird ignoriert
Angebot, Kickoff, Dokumentation, Nacharbeit: Wenn du diese Zeit nicht in der Auslastungsquote berücksichtigst, arbeitest du sie umsonst.
Der Satz wird nie überprüft
Kosten steigen, Aufwände ändern sich. Rechne einmal im Jahr neu – und prüfe nach großen Projekten per Nachkalkulation, ob der kalkulierte Satz auch tatsächlich erreicht wurde. Dafür brauchst du nur zwei Zahlen: das tatsächliche Honorar und die tatsächlich aufgewendeten Stunden.
Was tun, wenn der Wert zu hoch wirkt?
Es kann passieren, dass die Formel einen Satz ausspuckt, den du am Markt zunächst nicht durchsetzen kannst. Dann hast du drei ehrliche Hebel:
- Kosten senken – meist der kleinste Hebel, aber ein realer.
- Auslastung erhöhen – Prozesse verschlanken, weniger unbezahlte Nebenarbeit, bessere Angebotsquote.
- Wert erhöhen – Spezialisierung, Ergebnisorientierung, Paketpreise statt Stundenabrechnung.
Was du nicht tun solltest: den Bedarf kleinrechnen, damit die Zahl passt. Der Bedarf verschwindet dadurch nicht, er wird nur später sichtbar – als Steuernachzahlung oder als leeres Konto.
Wenn du die Rechnung einmal schnell durchspielen willst, hilft der Stundensatz-Rechner. Für die vollständige Kalkulation inklusive Paketpreisen gibt es ein eigenes Tool.
Fazit
Die Formel für deinen Stundensatz ist einfach: Gesamtbedarf geteilt durch fakturierbare Stunden. Entscheidend ist die Sorgfalt bei den Bausteinen – Betriebskosten, Unternehmerlohn, Vorsorge, Steuern und Puffer gehören alle hinein, und die abrechenbaren Stunden sind fast immer weniger, als man denkt.
Rechne den Satz einmal in Ruhe durch, schreib die Annahmen auf und prüfe sie jährlich. Dann verhandelst du nicht mehr aus dem Bauch heraus, sondern kennst deine Untergrenze – und weißt genau, ab wann ein Auftrag sich nicht mehr lohnt.
Häufige Fragen
Wie lautet die Formel für den Stundensatz kurz gefasst?
Wie viele Stunden pro Jahr kann ich realistisch abrechnen?
Muss ich die Umsatzsteuer in den Stundensatz einrechnen?
Mit welchem Steuersatz soll ich in der Kalkulation rechnen?
Wie oft sollte ich meinen Stundensatz neu berechnen?
Hinweis: THA·ONE ist eine Planungshilfe und keine Steuerberatung (StBerG). Für deine individuelle Situation sprich mit deinem Steuerberater.
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