Preiskalkulation für Dienstleistungen: Schritt für Schritt mit Beispiel

Du sollst ein Angebot abgeben und fragst dich: Was darf meine Dienstleistung kosten? Viele greifen dann zu einer Zahl, die sich richtig anfühlt oder sich am Wettbewerb orientiert. Das Problem: Ob dieser Preis deine Kosten deckt, siehst du oft erst Monate später auf dem Konto. Eine saubere Preiskalkulation dreht die Reihenfolge um. Du rechnest zuerst, was du brauchst, und leitest daraus einen Preis ab, den du begründen kannst.

Dieser Artikel zeigt dir in sechs Schritten, wie du eine Dienstleistung kalkulierst – mit einem durchgerechneten Beispiel.

Warum ein Bauchgefühl-Preis riskant ist

Bei Dienstleistungen gibt es keinen Wareneinsatz, auf den du einfach einen Aufschlag legst. Dein wichtigster Rohstoff ist deine Zeit, und die ist begrenzt. Ein zu niedriger Preis fällt nicht beim einzelnen Auftrag auf, sondern daran, dass am Jahresende zu wenig übrig bleibt – obwohl du viel gearbeitet hast.

Deshalb baut eine Preiskalkulation für Dienstleistungen immer auf zwei Fragen auf: Was kostet mich eine Arbeitsstunde wirklich? Und wie viele Stunden stecken in dieser Leistung?

Die 6 Schritte der Preiskalkulation

Schritt 1: Jahreskosten und Unternehmerlohn festlegen

Zuerst sammelst du alles, was dein Geschäft im Jahr kostet: Büro oder Arbeitsplatz, Software, Versicherungen, Buchhaltung, Weiterbildung, Marketing, Geräte. Das sind deine Betriebskosten.

Dazu kommt dein Unternehmerlohn – der Betrag, den du selbst zum Leben brauchst, plus Kranken- und Rentenversicherung und ein Puffer für Steuern. Wie du diesen Wert sauber herleitest, liest du im Artikel Unternehmerlohn berechnen.

Als dritten Block planst du einen Gewinn ein: für Rücklagen, Investitionen und schwache Monate. Wer nur kostendeckend rechnet, hat keinen Spielraum.

Schritt 2: Fakturierbare Stunden und Stundensatz ableiten

Deine Jahreskosten musst du mit den Stunden verdienen, die du tatsächlich in Rechnung stellen kannst. Urlaub, Feiertage, Krankheit, Akquise, Buchhaltung und Weiterbildung fallen weg. Übrig bleibt meist deutlich weniger als die reine Arbeitszeit.

Stundensatz = (Betriebskosten + Unternehmerlohn + Gewinn) ÷ fakturierbare Stunden

Die Herleitung im Detail findest du unter Stundensatz berechnen als Freelancer. Wenn du deine Zahlen schnell prüfen willst, hilft der kostenlose Stundensatz-Rechner.

Schritt 3: Den Aufwand der Dienstleistung schätzen

Jetzt geht es um die konkrete Leistung. Zerlege sie in Arbeitspakete und schätze für jedes die Stunden. Je kleiner die Pakete, desto realistischer die Schätzung. Vergiss die unsichtbaren Anteile nicht: Abstimmung mit dem Kunden, Korrekturschleifen, Projektorganisation, Übergabe.

Ein hilfreicher Kniff: Schätze nicht nur den Normalfall, sondern auch, was passiert, wenn es hakt. Der Unterschied zeigt dir, wie viel Puffer du brauchst.

Schritt 4: Direkte Kosten addieren

Manche Kosten entstehen nur für diesen Auftrag: Lizenzen, Material, Fremdleistungen, Reisekosten, Stockfotos. Diese Posten gehören nicht in den Stundensatz, sondern werden eins zu eins auf den Auftrag gerechnet – bei Weiterberechnung gern mit einem kleinen Aufschlag für deinen Beschaffungsaufwand.

Schritt 5: Puffer, Mindestpreis und Angebotspreis

Arbeitszeit mal Stundensatz plus direkte Kosten ergibt deinen Mindestpreis. Darunter zahlst du drauf. Auf diesen Mindestpreis kommt ein Risikopuffer für Mehraufwand, der sich bei Pauschalangeboten fast immer einstellt. Das Ergebnis ist dein Angebotspreis netto – je nach deiner Situation zuzüglich Umsatzsteuer.

Schritt 6: Marktcheck und Nachkalkulation

Erst jetzt schaust du auf den Markt. Liegt dein Preis deutlich über dem, was Kunden gewohnt sind, hast du drei Hebel: Leistungsumfang anpassen, effizienter arbeiten oder deine Positionierung schärfen. Der Mindestpreis bleibt die Grenze nach unten.

Nach dem Projekt vergleichst du geschätzte und tatsächliche Stunden. Diese Nachkalkulation ist die wichtigste Quelle, um beim nächsten Angebot genauer zu werden.

Praxisbeispiel: Website-Projekt kalkulieren

Das folgende Beispiel ist frei erfunden. Die Zahlen dienen nur der Veranschaulichung – setze deine eigenen Werte ein.

Mara ist selbstständige Webdesignerin. Ein kleiner Handwerksbetrieb fragt eine neue Website mit fünf Seiten an. Sie soll einen Pauschalpreis nennen.

Schritt 1 und 2: Maras Stundensatz

Der Steuerpuffer ist hier eine pauschale Annahme. THA·ONE ist eine Planungshilfe und keine Steuerberatung im Sinne des StBerG – wie hoch dein persönlicher Puffer sein sollte, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

Mara rechnet mit 213 Arbeitstagen (nach Abzug von Wochenenden, 30 Tagen Urlaub, Feiertagen und einigen Krankheitstagen) zu je 8 Stunden, also 1.704 Stunden. Davon kann sie erfahrungsgemäß etwa 60 % in Rechnung stellen, rund 1.020 Stunden.

Stundensatz: 69.600 € ÷ 1.020 Stunden = 68,24 €. Sie kalkuliert mit 70 €.

Schritt 3: Aufwand schätzen

Schritt 4: Direkte Kosten

Schritt 5: Vom Mindestpreis zum Angebotspreis

Mara bietet die Website für 6.150 € netto an. Im Angebot beschreibt sie genau, was enthalten ist: fünf Seiten, zwei Korrekturschleifen, Übergabe. Zusätzliche Wünsche rechnet sie nach Stundensatz ab.

Schritt 6: Was die Nachkalkulation zeigt

Angenommen, das Projekt braucht am Ende 90 statt 72 Stunden – der Kunde liefert Inhalte spät, eine dritte Korrekturrunde kommt dazu. Dann bleiben nach Abzug der direkten Kosten 5.550 € für 90 Stunden, also 61,67 € pro Stunde. Das liegt unter Maras Zielwert von 68,24 €.

Ohne den Risikopuffer wäre es schlimmer: 5.040 € ÷ 90 Stunden = 56 €. Der Puffer hat den Schaden begrenzt, aber nicht verhindert. Für das nächste Angebot weiß Mara jetzt: Inhalte einpflegen und Korrekturen brauchen mehr Zeit – oder der Leistungsumfang muss klarer begrenzt werden.

Typische Fehler bei der Preiskalkulation

Mit der Arbeitszeit statt mit fakturierbaren Stunden rechnen

Wer alle Arbeitsstunden ansetzt, obwohl nur ein Teil abrechenbar ist, kalkuliert den Stundensatz deutlich zu niedrig – im Beispiel oben um rund 40 %.

Unsichtbare Stunden vergessen

Abstimmung, E-Mails, Angebot schreiben, Rechnung stellen: Diese Stunden tauchen in keinem Arbeitspaket auf und fehlen später im Preis.

Pauschalpreis ohne Leistungsbeschreibung

Ein Pauschalpreis funktioniert nur, wenn der Umfang klar ist. Sonst wächst das Projekt, und der Preis bleibt gleich.

Den Mindestpreis unterschreiten, um den Auftrag zu bekommen

Ein Rabatt unter den Mindestpreis ist kein Marketing, sondern ein Verlust, den du mit anderen Aufträgen ausgleichen musst.

Wie du die Kalkulation dauerhaft nutzt

Die Rechnung ist kein Einmalprojekt. Ändern sich deine Kosten, deine Auslastung oder dein Unternehmerlohn, verschiebt sich dein Stundensatz – und mit ihm jeder Angebotspreis. Es lohnt sich, die Zahlen einmal im Jahr zu prüfen. Ein Kalkulationstool wie das von THA·ONE rechnet Stundensatz, Mindestpreis und Szenarien auf Basis deiner Kosten und Auslastung durch, damit du nicht bei jedem Angebot von vorn anfängst.

Fazit

Eine Preiskalkulation für Dienstleistungen ist keine Kunst, sondern eine Reihenfolge: Jahreskosten und Unternehmerlohn festlegen, fakturierbare Stunden ermitteln, Stundensatz ableiten, Aufwand schätzen, direkte Kosten addieren, Puffer draufrechnen. Das Ergebnis ist ein Mindestpreis, den du kennst, und ein Angebotspreis, den du begründen kannst. Der Marktvergleich kommt zum Schluss – nicht am Anfang. Und die Nachkalkulation sorgt dafür, dass jedes Angebot ein wenig genauer wird als das vorherige.