Tagessatz berechnen als Berater: So kommst du auf einen Satz, der trägt

Ein Kunde fragt: „Was ist Ihr Tagessatz?" Du nimmst deinen Stundensatz, multiplizierst mit acht und nennst die Zahl. Später merkst du: Der Workshop-Tag hatte zehn Stunden, die Anreise war nicht drin, und das Jahr hat viel weniger Beratungstage, als du gedacht hast. Der Tagessatz ist für Berater, Coaches und Freelancer die wichtigste Preisgröße – und oft die, die aus dem Bauch heraus gesetzt wird. Hier siehst du, wie du ihn aus deinen eigenen Zahlen ableitest, mit dem Markt abgleichst und welche Fehler du vermeidest.

Warum Tagessatz nicht einfach Stundensatz mal acht ist

Die Formel „Stundensatz × 8" klingt logisch, hat aber zwei Haken.

Der Tag wird als Ganzes verkauft

Beim Tagessatz kauft der Kunde deinen Tag, nicht acht Stunden. Ob es am Ende sieben oder neuneinhalb Stunden werden, spielt für die Rechnung keine Rolle. Das ist für beide Seiten planbar, verschiebt das Risiko aber zu dir. Deshalb brauchst du eine klare Definition: Wie viele Stunden umfasst ein Tag, ist Reisezeit enthalten, und was gilt als halber Tag?

Die Stunden-Logik passt nicht zur Tages-Logik

Ein Stundensatz basiert auf den Stunden, die du tatsächlich abrechnen kannst – oft nur fünf oder sechs pro Arbeitstag, weil der Rest in Vorbereitung, E-Mails und Wegen verschwindet. Multiplizierst du diesen Satz mit acht, tust du so, als wären alle acht Stunden abrechenbar. Das Ergebnis ist je nach Ausgangsbasis zu hoch oder zu niedrig, aber selten richtig. Der bessere Weg: Du rechnest den Tagessatz direkt aus deinen Jahreskosten und deinen fakturierbaren Tagen. Wie die Formel für den Stundensatz im Detail funktioniert, liest du in Stundensatz berechnen als Freelancer.

Tagessatz berechnen in vier Schritten

Die Grundformel ist einfach:

Tagessatz = (Betriebskosten + Unternehmerlohn + Vorsorge) ÷ fakturierbare Tage, plus Aufschlag für Gewinn und Risiko.

Schritt 1: Jahreskosten zusammentragen

Sammle alle Kosten, die dein Geschäft im Jahr verursacht: Büro oder Coworking, Software, Hardware, Versicherungen, Weiterbildung, Steuerberatung, Marketing und Fahrtkosten, die du nicht weiterberechnen kannst. Rechne mit Jahreswerten – monatliche Beträge mal zwölf, einmalige Anschaffungen auf ihre Nutzungsdauer verteilt.

Schritt 2: Unternehmerlohn und Vorsorge ansetzen

Dein Unternehmerlohn ist das, was du dir als Angestellte oder Angestellter für vergleichbare Arbeit zahlen lassen würdest – vor Steuern. Dazu kommt, was sonst ein Arbeitgeber mitträgt: Krankenversicherung, Altersvorsorge, Absicherung bei längerer Krankheit. Dieser Block wird am häufigsten vergessen oder zu klein angesetzt.

Schritt 3: Fakturierbare Tage ermitteln

Das ist der entscheidende Schritt. Ein Jahr hat rund 260 Werktage, aber davon kannst du längst nicht alle in Rechnung stellen. Abziehen musst du Urlaub, Feiertage und Krankheitstage – und dann die Tage für Akquise, Angebote, Verwaltung, Weiterbildung und Leerlauf zwischen Projekten. Was übrig bleibt, sind deine fakturierbaren Tage. Eine genauere Herleitung findest du im Artikel Fakturierbare Stunden pro Jahr – die Logik ist für Tage dieselbe.

Schritt 4: Mindestsatz und Zielsatz unterscheiden

Teile die Summe aus Schritt 1 und 2 durch die Tage aus Schritt 3. Das Ergebnis ist dein Mindest-Tagessatz: Darunter arbeitest du unter deinen eigenen Kosten. Der Zielsatz liegt darüber – mit einem Aufschlag für Gewinn, Investitionen und das Risiko, dass ein Projekt platzt oder ein Kunde spät zahlt. Für die Höhe dieses Aufschlags gibt es keine feste Regel. Im Beispiel unten rechnen wir mit 15 %; das ist eine Annahme, die du an deine Situation anpasst.

Praxisbeispiel: Tagessatz einer Prozessberaterin

Das folgende Beispiel ist fiktiv und dient nur der Veranschaulichung. Nehmen wir Lena, selbstständige Prozessberaterin, die ihre Leistung überwiegend in Tagessätzen anbietet.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens: 128 fakturierbare Tage sind im Jahresdurchschnitt etwa zweieinhalb Kundentage pro Woche – wenig, aber realistisch, wenn Akquise und Vorbereitung ehrlich mitgezählt werden. Zweitens: Hätte Lena ihren gefühlten Stundensatz von 75 € einfach mit acht multipliziert, wäre sie bei 600 € gelandet – gut 100 € unter ihrem Mindestsatz. Bei 128 Tagen fehlen dann rund 13.000 € im Jahr.

Marktüblichkeit: Kostenpreis und Marktpreis vergleichen

Deine Rechnung sagt, was du brauchst. Der Markt sagt, was Kunden zahlen. Beides musst du kennen.

Wo du Marktinformationen bekommst

Bandbreiten für Tagessätze hängen stark von Branche, Spezialisierung, Erfahrung, Region und davon ab, ob du vor Ort oder remote arbeitest. Konkrete Werte findest du in Ausschreibungen auf Projektplattformen, bei Vermittlern, in Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen – und in den Budgets, die Kunden dir nennen, wenn du danach fragst. Sammle diese Werte über einige Monate, dann kennst du die Spanne in deiner Nische.

Was du mit dem Vergleich machst

Liegt dein Mindestsatz über dem, was der Markt in deinem Segment zahlt, hast du drei Hebel: Kosten senken, Auslastung erhöhen oder dich so positionieren, dass du in einem höherpreisigen Segment landest. Ein niedrigerer Tagessatz ist keiner davon. Liegt der Markt deutlich über deinem Zielsatz, dann nutze diesen Spielraum. Dein Mindestsatz ist eine Untergrenze, kein Preisschild.

Halbe Tage, Remote-Tage, lange Projekte

Sinnvoll ist eine kleine Preisstruktur statt einer einzelnen Zahl. Ein halber Tag kostet in der Regel mehr als die Hälfte des Tagessatzes, weil du den Rest des Tages selten anderweitig verkaufen kannst. Bei langen Rahmenverträgen mit fester Auslastung kann ein leichter Nachlass fair sein, weil dein Akquiseaufwand sinkt. Reisezeit und Reisekosten regelst du vorab schriftlich.

Typische Fehler beim Tagessatz

Mit allen Werktagen rechnen

Wer 90.000 € durch 250 Tage teilt, kommt auf 360 € und hält das für auskömmlich. Tatsächlich bräuchte er dafür eine Auslastung von 100 % – ohne Urlaub, Krankheit und Akquise. Das ist der folgenreichste Rechenfehler.

Unternehmerlohn und Vorsorge weglassen

Wer nur die Betriebskosten deckt, hat am Ende des Jahres ein Geschäft, das sich trägt – aber kein Einkommen. Setze deinen Unternehmerlohn realistisch an, inklusive dem, was du für Krankenversicherung und Altersvorsorge selbst tragen musst.

Umsatz mit Einkommen verwechseln

Der Tagessatz ist Umsatz. Davon gehen noch Einkommensteuer und je nach Situation Umsatzsteuer ab, bevor etwas bei dir ankommt. Wie viel genau, hängt von deinen persönlichen Verhältnissen ab. Plane dafür Rücklagen ein und kläre die Details mit deinem Steuerberater – THA·ONE ist eine Planungshilfe und keine Steuerberatung im Sinne des StBerG.

Den Satz jahrelang nicht anpassen

Kosten steigen, Erfahrung wächst, Spezialisierung wird wertvoller. Ein Tagessatz, der vor drei Jahren gestimmt hat, stimmt heute oft nicht mehr. Rechne einmal im Jahr nach – am besten dann, wenn du deine Kosten für das nächste Jahr ohnehin planst.

Den Tag nicht definieren

Zählt der Zehn-Stunden-Workshop als ein Tag? Ist die Anreise bezahlt? Was gilt bei einer Absage am Vorabend? Lege das im Angebot fest, dann gibt es später keinen Streit.

Vom Tagessatz zurück zum Stundensatz

Manchmal brauchst du beides, etwa für kleine Aufgaben, die stundenweise abgerechnet werden. Leite den Stundensatz dann nicht als Tagessatz ÷ 8 ab, sondern rechne ihn eigenständig auf Basis deiner tatsächlich abrechenbaren Stunden. Meist liegt er höher als der Tagessatz geteilt durch acht – kein Widerspruch, denn ein ganzer Tag ist für dich leichter zu planen. Für einen schnellen Ausgangswert hilft der kostenlose Stundensatz-Rechner. Wer mit Szenarien arbeiten will – mehr Urlaub, weniger Auslastung, höhere Kosten – kann das im Kalkulationstool von THA·ONE durchspielen, das Mindestpreis und Break-even aus Kosten und Auslastung ableitet.

Fazit

Der Tagessatz ist keine Bauchzahl und auch nicht Stundensatz mal acht. Er ergibt sich aus drei Größen: dem, was dein Geschäft im Jahr kostet, dem, was du selbst verdienen musst, und der Zahl der Tage, die du wirklich in Rechnung stellen kannst. Daraus entsteht dein Mindestsatz. Der Zielsatz liegt darüber, und der Markt zeigt dir, wie viel Spielraum du hast. Rechne einmal sauber durch, definiere, was ein Tag bei dir umfasst, und prüfe die Zahl jedes Jahr neu. Dann hast du auf die nächste Frage nach deinem Tagessatz eine begründete Antwort.